Assistant de gestion
3 days ago
Montbonnot-Saint-Martin
Contexte AVENRIA s’est spécialisée dans la création de solutions novatrices pour l’emploi et la formation, notamment pour répondre aux problématiques d’attractivité des métiers et des formations, ainsi qu’aux enjeux d’acquisition de compétences. Après plusieurs années de recherche et développement, AVENRIA a déposé plusieurs brevets et cherche à nourrir ses solutions phygitales de technologies de plus en plus innovantes combinant réalité mixte (MR), intelligence artificielle (IA), 3D spatiale (holographie et univers), plateforme digitale et d’autres à venir. Nous réalisons et supervisons toute la chaîne de production, de l’ingénierie à l’animation de nos propres solutions sur le terrain, en passant par des phases d’assemblage et de tests. Pour accompagner notre développement et notre croissance, nous recrutons un.e Assistant.e de gestion, véritable pilier du fonctionnement interne de l’entreprise. En lien direct avec la RAF et la direction, ce poste a pour vocation de garantir le bon fonctionnement administratif, logistique et organisationnel d’AVENRIA, tout en assurant un relais opérationnel sur certains sujets financiers, RH, juridiques et de gestion. Ce poste s’inscrit dans le pôle Performance et contribue à renforcer la solidité du fonctionnement quotidien de l’entreprise, la continuité de service et la structuration progressive du système AVENRIA. Vos missions 1. Office management, administration, structure et services généraux Vous serez amené.e à : • Assurer la gestion administrative quotidienne de l’entreprise ;, • Gérer les contrats fournisseurs, abonnements, assurances et autres prestataires ;, • Piloter les services généraux : locaux, maintenance, équipements, fournitures, flotte automobile et relations avec les intervenants extérieurs ;, • Organiser les déplacements professionnels, la logistique interne et certains événements d’entreprise ;, • Structurer et maintenir les arborescences, la documentation interne et les référentiels utiles au bon fonctionnement de l’entreprise ;, • Formaliser, mettre à jour et fiabiliser les procédures administratives et organisationnelles ;, • Contribuer à la documentation des systèmes, outils et modes de fonctionnement internes, ainsi qu’à l’intégration d’usages et d’outils natifs IA pertinents ;, • Veiller au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise et à la fluidité des sujets d’organisation courante. 1. Support finance, RH et juridique en continuité de service Dans le cadre de la continuité de service, vous assurerez un relais de la RAF sur certaines activités administratives, financières, RH et juridiques, notamment en support ou en son absence. Vous serez amené.e à : • Préparer, centraliser et contrôler les pièces comptables, et contribuer au suivi des factures, règlements, rapprochements simples, de la trésorerie courante et des engagements ;, • Participer à la préparation des éléments nécessaires aux clôtures et aux échanges avec les partenaires comptables ;, • Assurer le suivi administratif RH : intégration des nouveaux collaborateurs, suivi des temps de travail, éléments variables de paie, plan de formation, organisation des entretiens annuels et professionnels, contrats RH ;, • Assurer le suivi des obligations légales en matière de santé, sécurité et conformité : DUERP, médecine du travail, affichages obligatoires, formations sécurité et vérifications annuelles ;, • Apporter un support administratif sur certains dossiers juridiques de l’entreprise : contrats, formalités, centralisation et tenue de la documentation juridique. 1. Achats, contrôle de gestion courant et support à la direction Vous serez amené.e à : • Suivre les achats de matériel, de prestations et de sous-traitance ;, • Consulter les fournisseurs et prestataires, contribuer aux négociations et rechercher des pistes d’optimisation ;, • Participer à l’analyse des dépenses, au suivi des coûts et aux vérifications liées aux temps et aux coûts produits, en lien avec la RAF ;, • Préparer les éléments administratifs nécessaires aux appels d’offres et aux dossiers transverses ;, • Assister la direction et la RAF dans l’organisation des réunions stratégiques et dans le suivi administratif de certains sujets transverses, en contribuant à l’amélioration continue de l’organisation. Profil recherché Nous recherchons une personne dynamique, rigoureuse, fiable et proactive, appréciant le contact humain et dotée d’un réel sens du service. Vous aimez structurer, organiser, fiabiliser et faire avancer les sujets de manière concrète. Vous prenez plaisir à contribuer au bon fonctionnement d’une entreprise agile, innovante et en croissance. A. Compétences et qualités requises • Très bonne maîtrise des outils bureautiques ;, • Bonne aisance avec les outils collaboratifs, RH et de gestion ; la connaissance de MySilae, Pennylane et Sellsy constitue un vrai plus ;, • Bonne compréhension des bases de la gestion administrative, comptable et RH ;, • Intérêt pour les outils numériques, les logiques de structuration et les usages liés à l’IA ;, • Très bonne aisance orale et rédactionnelle ;, • Sens de l’organisation, rigueur, fiabilité et réactivité ;, • Capacité à gérer les priorités, à travailler en autonomie et à suivre plusieurs sujets en parallèle ;, • Agilité et capacité d’adaptation dans un environnement TPE en croissance ;, • Bon relationnel, sens du service et goût du travail en équipe ;, • Discrétion, professionnalisme et respect de la confidentialité dans la gestion des informations sensibles ;, • Esprit d’initiative et capacité à être force de proposition pour améliorer l’organisation au quotidien. B. Formation et expérience • Bac +2 à Bac +3 de type BTS Gestion de la PME, BTS Comptabilité-Gestion, BTS Support à l’action managériale, BUT Gestion des entreprises et des administrations ou équivalent ;, • Une expérience significative sur un poste mêlant gestion administrative, organisation interne et suivi de gestion est attendue ;, • Une appétence pour les sujets comptables, de structure et de continuité de service est essentielle ;, • Une expérience en TPE/PME, dans un environnement dynamique ou en croissance, serait particulièrement appréciée. Ce que nous offrons • Des missions variées et transversales, au cœur du fonctionnement de l’entreprise ;, • Un poste clé avec un impact concret sur l’organisation interne, la continuité de service et le support de gestion ;, • Une entreprise innovante en croissance, portée par des projets ambitieux ;, • Une équipe passionnée, engagée et pluridisciplinaire ;, • Une ambiance conviviale, avec des temps partagés, des événements d’équipe et beaucoup de bonne humeur. Prêt.e à relever le défi ? Rejoignez-nous dès maintenant et participez à l’essor d’une entreprise en pleine expansion. Postulez dès aujourd’hui !
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