Office Manager & Assistant Administratif (H/F) - Alternance
3 days ago
Paris
MISSION Dans le cadre du renforcement de l'équipe support, nous recherchons un(e) alternant(e) Office Manager & Assistant(e) Administratif(ve) pour accompagner les activités quotidiennes de l'entreprise. En véritable support de l'Office Manager et de l'équipe Administrative & RH, l'alternant(e) interviendra en back-office sur l'ensemble des activités administratives et organisationnelles. Son rôle sera d'accompagner l'équipe dans la gestion des tâches quotidiennes, d'assurer le suivi administratif de différents dossiers et de contribuer à la fluidité des processus internes. Cette alternance offre une excellente opportunité de développer une vision transversale de l'entreprise au travers de missions diversifiées, dans un environnement dynamique et collaboratif. Office Management • Assurer le suivi de la maintenance, de l’entretien des locaux et des équipements, et la supervision des contrats de service : électricité, chauffage, nettoyage, travaux de dépannage (peinture, plomberie, serrurerie, etc.), aménagement/déménagement, organisation des espaces, etc., • Identifier au quotidien les dysfonctionnements et effectuer un reporting régulier à la Direction, accompagné de propositions d’actions préventives et correctives, • Gérer l’ensemble des approvisionnements de l’entreprise (fournitures de bureau, fourniture de bouche (café, thé, etc.), produits d’entretien, éléments de décoration, confection de cartes de visites et autre papeterie à en-tête, badges d’entrée, clés, etc.), • Ecrire, mettre en place et diffuser les procédures relatives à l’office management et s’assurer qu’elles sont suivies par l’ensemble du personnel, • Etre l’interface entre la Direction, les Bailleurs, et les Syndics de copropriété des bureaux de WPO, • Veiller à l’application continue de la politique de sécurité et à l’amélioration des conditions de travail en lien avec le service HSE (Hygiène Sécurité Environnement) et le CSE. Suivi Administratif • Etre garant.e de la bonne gestion du courrier entrant et sortant (scan, classement, distribution, suivi des AR entrants et sortants, envois, analyse des priorités, dans le respect des délais internes et externes et d’une stricte confidentialité) ainsi que des divers colis, • Etre garant.e de l’accueil téléphonique et physique des visiteurs, • Organiser les déplacements et la logistique pour l’ensemble du personnel, • Participer à l’organisation d’événements internes ou externes (séminaires, réunions, salons, conférences, etc.), • Tenue des inventaires, • Participation à la préparation des éléments variables de paie, en appui à l'Assistante RH : collecte et vérification des informations relatives aux absences, congés, titres de transport, notes de frais, heures supplémentaires et autres variables nécessaires à l'établissement de la paie, • Intervenir en support d’autres services ponctuellement sur demande. COMPETENCES REQUISES • Strict respect de la confidentialité des données manipulées, • Très grande rigueur personnelle, sens du détail, • Sens du service et de la disponibilité, • Maîtrise complète de l’outil informatique (Pack Office), • Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités simultanément, • Capacité à travailler de manière autonome et en équipe, • Maîtrise du pilotage de projet et de la gestion, • Qualité d’anticipation et de réactivité : trouver des solutions rapidement pour tout problème qui risque de gêner le bon fonctionnement de l’entreprise, • Excellente capacité relationnelle : s’adapter aux différents interlocuteurs (collaborateurs, différents services de l’entreprise, fournisseurs, prestataires de services, etc.), • Anglais courant, • Formation : Niveau Bac+2 à Bac+5 Rythme d’alternance souhaité : Idéalement 3 semaines en entreprise / 1 semaine à l’école